Gouvernance documentaire
Vos documents sont-ils vraiment sous contrôle ?
Quand une entreprise ou un service grandit, les documents s’accumulent, les outils se multiplient et chacun développe ses habitudes.
Résultat : on cherche, on duplique, on hésite sur la bonne version. Et certaines informations finissent par dépendre d’une seule personne.
Undercontrol structure votre organisation documentaire pour que chacun sache où trouver l’information, qui en est responsable et comment la gérer.
Faire le point sur mon organisation documentaire
Offre de rentrée — Audit documentaire
Et si vous profitiez de la rentrée pour remettre vos documents sous contrôle ?
Avant le sprint de fin d’année, faites le point sur votre organisation documentaire. Pendant une période limitée, Undercontrol propose son Audit de gouvernance documentaire à CHF 990.– au lieu de CHF 1’490.–. L’audit comprend :
- un pré-diagnostic
- 1h30 d’audit
- l’analyse de votre organisation documentaire
- un diagnostic complet
- vos principaux risques et priorités
- une feuille de route concrète
- une séance de restitution
À la fin, vous savez ce qui fonctionne, ce qui doit changer et par où commencer.
Offre valable pour les audits réservés jusqu’au 31 octobre 2026.
Réserver mon audit documentaire
Vous reconnaissez votre entreprise ?
« Je crois que c’est dans le Drive. »
« Demande à Sophie, c’est elle qui sait. »
« Attends… je ne sais pas si c’est la dernière version. »
« On garde tout, au cas où. »
« Les dossiers RH ? Oui… tout le monde y a accès. »
Ce ne sont pas de petits problèmes de rangement.
Ce sont les signes d’une organisation documentaire devenue fragile.
Et plus la structure grandit, plus cette fragilité coûte du temps, crée des risques et rend l’organisation dépendante des personnes.
Remettre de la logique là où elle s’est perdue
La gouvernance documentaire permet de définir des règles simples autour de votre information :
Où se trouve le document de référence ?
Qui peut y accéder ?
Comment sont gérées les versions ?
Que faut-il conserver, et combien de temps ?
Que se passe-t-il lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ?
Undercontrol intervient sur la structure de vos dossiers, les droits d’accès, les règles de classement, la conservation et les procédures internes.
Pas pour créer une usine à gaz.
Pour construire un système simple, cohérent et utilisable par votre équipe.
L’Audit documentaire Undercontrol
Avant de tout réorganiser, commençons par voir ce qui se passe vraiment.
Nous analysons votre organisation documentaire telle qu’elle fonctionne aujourd’hui.
1. Pré-diagnostic
Un questionnaire pour comprendre votre structure, vos outils et vos principaux enjeux.
2. Audit – env. 1h30
Nous observons concrètement où vivent vos documents, comment ils circulent et comment vos équipes travaillent.
3. Analyse
Nous identifions les points forts, les risques et les priorités.
4. Restitution
Vous recevez votre Diagnostic documentaire Undercontrol et une feuille de route claire.
À la fin, vous savez :
✓ ce qui fonctionne déjà
✓ où se situent les risques
✓ ce qu’il faut corriger en priorité
✓ comment organiser votre information
✓ par où commencer
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Et si la personne qui connaît tous vos dossiers partait demain ?
Votre structure saurait-elle continuer à fonctionner normalement ?
Si la réponse est « pas vraiment », votre problème n’est probablement pas le rangement.
C’est l’organisation de l’information.
Une organisation qui ne dépend plus de la mémoire de chacun.
Undercontrol applique les principes de la gouvernance documentaire avec une approche pensée pour la réalité des PME, institutions et administrations publiques :
moins de complexité, plus de structure.
Vos informations restent accessibles, compréhensibles et transmissibles, même lorsque votre structure évolue.